Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, đơn vị như sau:

Tổng Giám đốc công ty

a. Chức năng, nhiệm vụ

- Tổng Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.

- Tổng Giám đốc phải điều hành công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của Hội đồng quản trị. Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho công ty thì Tổng Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho công ty.

b. Quyền hạn và nghĩa vụ

- Thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty đã được Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông thông qua;

- Quyết định tất cả các vấn đề không cần phải có Nghị quyết của Hội đồng quản trị, bao gồm việc thay mặt công ty ký kết các hợp đồng tài chính và thương mại, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của Công ty theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty.

- Soạn thảo, đệ trình các quy chế hoạt động, quy chế quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ của Công ty trình Hội đồng quản trị phê duyệt. Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các chức danh quản lý Công ty từ Phó Tổng Giám đốc trở xuống.

- Tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị để quyết định số lượng người lao động, mức lương, trợ cấp, lợi ích, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm và các điều khoản khác liên quan đến hợp đồng lao động của họ.

- Vào cuối năm, Tổng Giám đốc phải trình Hội đồng quản trị phê chuẩn kế hoạch kinh doanh chi tiết cho năm tài chính tiếp theo trên cơ sở đáp ứng các yêu cầu của ngân sách phù hợp cũng như kế hoạch tài chính 05 (năm) năm.

- Thực thi kế hoạch kinh doanh hàng năm được Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị thông qua.

- Đề xuất những biện pháp nâng cao hoạt động và quản lý của Công ty

- Chuẩn bị các bản dự toán dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty (sau đây gọi là bản dự toán) phục vụ hoạt động quản lý dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty theo kế hoạch kinh doanh. Bản dự toán hàng năm (bao gồm cả bản cân đối kế toán, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến) cho từng năm tài chính sẽ phải được trình để Hội đồng quản trị thông qua và phải bao gồm những thông tin quy định tại các quy chế của Công ty.

- Thực hiện tất cả các hoạt động khác theo quy định của Điều lệ Công ty, các Nghị quyết của Hội đồng quản trị và pháp luật.

- Báo cáo lên Hội đồng quản trị và các cổ đông, Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao và phải báo cáo các cơ quan này khi được yêu cầu.

Phó Tổng giám đốc điều hành

a. Chức năng, nhiệm vụ

- Lên kế hoạch phát triển doanh thu khách hàng mới.

- Lập phương án để hoàn thành chỉ tiêu doanh thu khách hàng mới công ty giao.

- Đề xuất tuyển dụng, sắp xếp, sa thải nhân viên.

- Đề xuất xét lương, thưởng khuyến khích nhân viên kịp thời.

- Quản lý nhân viên theo các quy định của công ty.

- Đề xuất áp dụng chế tài, nội quy, quy định đối với nhân viên trên cơ sở tình hình thực tế và trong từng thời kỳ cụ thể trong việc thực hiện các chỉ tiêu doanh số khách hàng công ty giao.

- Phối hợp các trưởng bộ phận, trưởng bưu cục trong việc thực hiện các chỉ tiêu chất lượng phục vụ khách hàng.

b. Quyền hạn và nghĩa vụ

- Có quyền đề xuất phương án kinh doanh hiệu quả.

- Có quyền đề xuất khen thưởng kỷ luật nhân viên các bộ phận.

- Có quyền đề xuất, áp dụng các phương pháp quản lý nhân viên, các cách thức tiến hành tiếp xúc khách hàng mới.

- Có quyền yêu cầu phối hợp các trưởng bưu cục, phòng kế toán, giám sát chất lượng, phòng nhân sự và các bộ phận liên quan trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ đặc biệt đối với khách hàng mới.

- Các quyền khác mà Tổng giám đốc giao cho.

- Chịu trách nhiệm quản lý, điều hành nhân viên của trung tâm điều phối của Công ty.

- Chịu trách nhiệm chính về tính chính xác của các báo cáo doanh thu, khách hàng mới.

- Chịu trách nhiệm chính về tính khả thi của các phương án kinh doanh.

- Chịu trách nhiệm chính về các đề xuất kiến nghị, quyết định của mình.

- Chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc, doanh số của bộ phận kinh doanh hàng tháng mà công ty giao cho.

- Chịu trách nhiệm trong việc bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ đối với nhân viên toàn hệ thống.

- Chịu trách nhiệm tư vấn, hỗ trợ và đưa ra các phương hướng giải quyết cụ thể, triệt để các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc giữa nhân viên kinh doanh với khách hàng.

Phòng kinh doanh

a. Chức năng, nhiệm vụ

- Lên kế hoạch phát triển doanh thu khách hàng mới.

- Lập phương án để hoàn thành chỉ tiêu doanh thu khách hàng mới mà công ty giao cho.

- Đề xuất thực hiện các phương án kinh doanh lên công ty theo từng giai đoạn cụ thể.

- Quản lý nhân viên kinh doanh theo các quy định của công ty.

- Báo cáo hiệu quả làm việc của từng nhân viên kinh doanh lên phó Tổng giám đốc điều hành hàng tháng.

- Đề xuất áp dụng chế tài, nội quy, quy định đối với nhân viên kinh doanh trên cơ sở thực tế trong từng thời kỳ cụ thể trong việc thực hiện các chỉ tiêu daonh số khách hàng công ty giao.

- Phối hợp các bộ phận khác trong việc đảm bảo chỉ tiêu, chất lượng dịch vụ của công ty.

b. Quyền hạn và nghĩa vụ

- Chịu trách nhiệm quản lý điều hành nhân viên kinh doanh của công ty.

- Chịu trách nhiệm về các báo cáo kinh doanh.

- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các phương án kinh doanh.

- Chịu trách nhiệm về các đề xuất kiến nghị của bộ phận kinh doanh.

- Chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc, doanh số của bộ phận kinh doanh mà được ban lãnh dạo công ty giao cho.

- Chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên kinh doanh mới của công ty.

- Có quyền đề xuất tuyển dụng, sa thải nhân viên trong bộ phận.

- Có quyền đề xuất phương án kinh doanh hiệu quả.

- Có quyền đề xuất khen thưởng, kỷ luật nhân viên trong bộ phận.

- Có quyền yêu cầu các bộ phận khác trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ đặc biệt đới với khách hàng mới.

- Các quyền khác mà Tổng giám đốc giao cho.

Trung tâm điều phối

a. Chức năng, nhiệm vụ

- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng rõ ràng, nhanh chóng, chính xác, thái độ vui vẻ ân cần.

- Vào sổ đầy đủ thông tin : Tên, địa chỉ công ty gửi, tên người liên hệ để nhận gửi, các tuyến thư đi, hình thức gửi, số lượng …

- Điều hành giao nhận theo đúng tuyến phụ trách lấy thư một cách nhanh chóng, chính xác và dứt khoát. Thông báo cho giao nhận các yêu cầu của khách hàng (nếu đã có thỏa thuận với khách).

- Quản lý chặt chẽ bill trắng tránh thất thoát bill, hàng ngày kiểm tra lại đầy đủ Bill khách hàng lẻ cho kế toán hàng ngày.

- Cập nhật và báo cáo đầy đủ số lượng khách hàng mới cho các bộ phận liên quan vào cuối ngày làm việc.

- Phân loại tính chất hàng hóa, tính chất dịch vụ để trình phòng nghiệp vụ các phương án kết nối hàng hóa để đạt tối ưu về chất lượng và chi phí.

- Lập nhật ký, lịch trình kết nối bưu gửi đi các tuyến thuộc hệ thống của công ty một cách chính xác và chi tiết.

- Theo dõi lịch trình của bưu gửi chặt chẽ chính xác để đảm bảo chỉ tiêu, xử lý sự cố kịp thời phục vụ công tác khiếu nại nhanh chóng, hài hòa..

- Khai thác và chịu trách nhiệm gửi bưu gửi ngoại dịch (các tuyến bưu gửi ngoài tuyến như của Bưu điện - các tuyến mà công ty chưa có hàng ngày).

b. Quyền hạn và nghĩa vụ

- Chịu trách nhiệm về tính đầy đủ về tính chính xác, hoàn thành công việc mà bộ phận được giao.

- Chịu trách nhiệm về tính trung thực trong các vấn đề chi phí gửi hàng, kết nối của bộ phận mình quản lý.

- Chịu trách nhiệm phối hợp các bộ phận khác thực hiện tốt công việc của mình.

- Chịu trách nhiệm báo cáo mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân trong bộ phận mình quản lý.

- Nắm được các tuyến giao nhận và đặc điểm của từng tuyến.

- Ghi chép nhanh và chính xác các thông tin khách hàng cung cấp

- Nắm vững các tuyến của công ty và các tuyến thỏa thuận với đối tác (nếu có) , các điều kiện gửi theo quy định, cách thức gói bọc hàng hóa.

- Nắm được quy trình làm việc của các bộ phận, trao đổi thông tin và phối hợp làm việc giữa các đơn vị.

- Có quyền điều động nhân viên trong bộ phận quản lý.

- Có quyền đề nghị khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên trong bộ phận.

- Có quyền áp dụng các yêu cầu giúp đỡ từ các bộ phận khác trong việc phát sinh nhiều mà bộ phận không xử lý được.

Phòng chăm sóc khách hàng

a. Chức năng, nhiệm vụ

- Nhận thông tin đầy đủ từ phía khách hàng.

- Tìm kiếm, xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác.

- Thời gian xử lý khiếu nại không quá 45 phút/khiếu nại.

- Luôn có thái độ vui vẻ, hòa nhã trước khách hàng. Tuyệt đối không được tỏ thái độ khó chịu khi nhận và trả lời khiếu nại của khách hàng.

- Phối hợp các bộ phận khác một cách hiệu quả để giải quyết nhanh chóng các thông tin khiếu nại của khách hàng.

- Thường xuyên báo cáo lãnh đạo công ty về tình hình khách hàng qua các thông tin nhận được.

- Giải quyết hết các khiếu nại có thể xử lý được trong ngày.

b. Quyền hạn và nghĩa vụ

- Nhiệt tình, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc nghiêm túc và có phương pháp khoa học hiệu quả, ý thức được tầm quan trọng của công việc do mình phụ trách.

- Nắm vững các tuyến của mình, các tuyến gửi cho các nhà cung cấp khác (Nếu có).

- Nắm vững nghiệp vụ cách tính cước, thời gian cho các tuyến.

- Nắm vững các tuyến giao nhận và đặc điểm của từng tuyến.

- Tự chịu trách nhiệm trong phạm vi các công việc được phân công.

- Nâng cao tinh thần hợp tác làm việc với các bộ phận khác, xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp.

- Không để xảy ra tình trạng khách hàng phản ánh không tốt về thái đọ làm việc, phong cách làm việc.

- Được hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của công ty.

Phòng tài chính kế toán

a. Chức năng, nhiệm vụ

- Nhập bảng kê công nợ khách hàng, chậm nhất ngày 05 của tháng sau phải có bảng kê công nợ đầy đủ, chính xác của doanh thu phát sinh tháng trước.

- Kiểm soát tiến độ thu công nợ, chi trả công nợ.

- Kiểm soát được tất cả các loại bảng giá của đối tác cũng như từng khách hàng.

- Đảm bảo mọi thu chi đều phải có hóa đơn chứng từ đi kèm.

- lập bảng báo cáo doanh thu, báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng. Chậm nhất ngày 10 của tháng sau phải có báo cáo kết quả kinh doanh của tháng trước liền kề.

b. Quyền hạn và nghĩa vụ

- Tuân thủ nghiêm túc sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty. Nâng cao tinh thần hợp tác làm việc với các bộ phận khác, xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp.

- Tuân thủ nghiêm túc các nội quy, quy định của công ty.

- Có quyền đề xuất các nguyên tắc kế toán theo đúng các chuẩn mực kế toán để hoàn thành công việc được giao.

- Có quyền phủ quyết, từ chối các duyệt sai nguyên tắc.

- Có quyền đề xuất các chế tài tài chính để hoàn thiện hệ thống kế toán công ty.

- Các quyền khác theo quyết định của Tổng Giám đốc.

Phòng tổ chức hành chính

a. Chức năng, nhiệm vụ

- Giúp lãnh đạo công ty thực hiện công tác quản lý cán bộ nhân viên.

- Tổ chức cán bộ, chế độ chính sách về BHXH đối với cán bộ nhân viên Công ty.

- Tham mưu tổng hợp, điều phối hoạt động cùng các đơn vị, bộ phận trực thuộc thực hiện chương trình, kế hoạch làm việc đã được Công ty thông qua.

- Theo dõi kết quả thực hiện Chương trình công tác của cơ quan .

- Thi đua khen thưởng; quản trị website của cơ quan.

- Chủ trì soạn thảo và rà soát các văn bản ban hành trong nội bộ Công ty.

- Thực hiện công tác pháp chế của cơ quan.

b. Quyền hạn và nghĩa vụ

- Tham mưu lãnh đạo Công ty tổ chức các hoạt động chung trong công tác lãnh đạo, điều hành, bảo đảm tính thống nhất, liên tục, hiệu lực và hiệu quả trong hoạt động của cơ quan.

- Tham mưu về quản lý tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, đối ngoại, tổ chức thực hiện các chính sách, thủ tục liên quan đến công tác cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ. Bao gồm các thủ tục về quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, cập nhật thông tin về cán bộ nhân viên, tiếp nhận các quyết định về bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết các chế độ chính sách đối với cán bộ nhân viên Công ty.

-Tham mưu và tổ chức thực hiện các phong trào văn – thể – mỹ; Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng; Phối hợp Công đoàn tổ chức chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ nhân viên.

2.  Phương thức quản lý điều hành dịch vụ:

- Công ty cổ phần liên kết thương mại quốc tế Newdays quản lý việc cung cấp dịch vụ, điều hành, giám sát và kiểm tra chất lượng dịch vụ trong nước và trong phạm vi mạng lưới của dịch vụ.

- Công ty cổ phần liên kết thương mại quốc tế Newdays chủ trì xử lý các sai phạm nghiệp vụ, giải quyết khiếu nại và quyết định việc bồi thường cho khách hàng.

- Các đại lý mở dịch vụ của Công ty cổ phần liên kết thương mại quốc tế Newdays chịu trách nhiệm về các công đoạn nhận gửi, khai thác, vận chuyển, phát, giải quyết khiếu nại, và các nội dung khác trong hợp đồng đại lý thuộc phạm vi của đại lý.

3.     Phân loại bưu gửi và các hình thức nhận gửi:

3.1. Bưu gửi được chia làm 2 loại căn cứ theo nội dung căn cứ của vật phẩm, hàng hoá:

- Loại bưu gửi có nội dung là thư, tài liệu.

-  Loại bưu gửi có nội dung không phải là thư, tài liệu như hàng hoá, mẫu hàng, quà biếu.

3.2. Các hình thức nhận gửi:

- Bưu gửi được nhận gửi tại các bưu cục giao dịch của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ.

- Bưu gửi được nhận gửi tại địa chỉ người gửi. Đây là dịch vụ mà người gửi yêu cầu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đến nhận bưu gửi tại địa điểm do người gửi đề nghị.

    4. Quy trình chấp nhận bưu gửi:

4.1. Nhận gửi bưu gửi trong nước

Trình tự các công việc khi nhận gửi bưu gửi trong nước

            Kiểm tra địa chỉ nhận:

Trường hợp địa chỉ nhận là:

- Hòm thư quân đội và địa chỉ quân đội

- Hộp thư lưu ký

- Hộp thư thuê bao

- Hộp thư gia đình

- Sinh viên các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp

Giao dịch viên thông báo với khách hàng doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chỉ phát giấy mời lĩnh bưu gửi đến địa chỉ nói trên, việc phát bưu gửi sẽ được thực hiện tại bưu cục. Khách hàng phải viết và ký cam kết không khiếu nại về chậm chỉ tiêu thời gian toàn trình trên phiếu gửi và phải trả cước chuyển hoàn trong trường hợp không phát được cho người nhận.

Trường hợp địa chỉ nhận ngoài vùng phát quy định đã được công bố tại bưu cục, nhân viên giao dịch thực hiện:

- Đề nghị khách hàng viết và ký cam kết không khiếu nại chậm chỉ tiêu thời gian toàn trình vào vị trí dễ thấy trên mặt trước góc bên phải của phiếu gửi.

Trường hợp địa chỉ nhận là bệnh viện, ký túc xá sinh viên, trại giam, việc nhận gửi được thực hiện như sau:

- Chỉ nhận bưu gửi có tên người nhận là cán bộ công nhân viên của nhà trường, bệnh viện, ký túc xá, trại giam.

- Trường hợp khách hàng có yêu cầu gửi bưu cho học sinh, sinh viên, bệnh nhân, tù nhân, khách vãng lai thì nhân viên giao dịch đề nghị khách hàng viết cam kết không khiếu nại về chậm chỉ tiêu thời gian vào phiếu gửi và trả cước chuyển hoàn trong trường hợp không phát được.

● Kiểm tra điều kiện nhận gửi, cách gói bọc, kích thước.

- Hướng dẫn người gửi cách gói bọc, cách ghi địa chỉ người gửi, người nhận lên bưu gửi theo quy định, cách điền các chi tiết vào phiếu gửi, lưu ý hướng dẫn khách hàng lựa chọn việc huỷ hay chuyển hoàn, bưu gửi nếu không phát được. Nhân viên giao dịch đề nghị người gửi ghi số điện thoại người gửi, người nhận để thuận tiện liên lạc. Nhân viên giao dịch có trách nhiệm theo dõi việc gói bọc của người gửi và niêm phong bằng băng keo đặc thù hoặc buộc dây kẹp chì của bưu cục.

- Nhân viên giao dịch yêu cầu người gửi tuân thủ đúng các qui định về vật cấm gửi và vật gửi có điều kiện, các qui định khác của nhà nước và của các cơ quan chức năng có liên quan.

- Nhân viên giao dịch phải kiểm tra các chứng từ hợp pháp liên quan tới hàng hoá gửi theo qui định tại các văn bản hiện hành của các cơ quan chức năng có liên quan.

- Cân bưu gửi, tính cước và ghi khối lượng, kí tên, đóng dấu nhật ấn lên các ô qui định của phiếu gửi, ghi số hiệu, khối lượng, cước và đóng dấu nhật ấn lên mặt trước bưu gửi.

- Trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng dịch vụ cộng thêm thì tuỳ từng dịch vụ khách hàng lựa chọn giao dịch viên thực hiện chấp nhận theo các qui định nghiệp vụ của Công ty.

● Sắp xếp liên thứ nhất của phiếu gửi theo thứ tự và cập nhật dữ liệu vào máy tính (tại những nơi có trang bị tin học), cuối ca đóng thành tập lưu tại bưu cục gốc để làm chứng từ kế toán và tra cứu khi cần thiết.

● Xếp bưu gửi vào chỗ qui định để chuẩn bị giao cho bộ phận tiếp theo.

● Lập bản kê kê toàn bộ bưu gửi . Trên bản kê phải có đầy đủ thông tin về bưu gửi như số hiệu, khối lượng, bưu cục nhận, cước. 1 liên của bản kê được cho vào túi, gói tương ứng để chuyển đến bưu cục nhận chuyển thư, 1 liên được lưu tại bưu cục gốc.

● Cuối ca, cuối ngày nhân viên giao dịch ghi sản lượng và doanh thu vào cuối sổ sản lượng doanh thu theo qui định.

4.2.      Khai thác đóng chuyến thư trong nước:

● Nhận bưu gửi của bộ phận giao dịch hoặc của các bộ phận khác giao phải thực hiện theo các qui định sau:

-  Kiểm tra khối lượng thực tế đối với các bưu gửi là hàng hoá, tình trạng gói bọc, niêm phong của từng bưu gửi. Đối với bưu gửi là tài liệu phải được đóng kín, dán kín. Đối với bưu gửi có nội dung là hàng hoá phải được niêm phong bằng băng keo đặc thù hoặc buộc dây kẹp chì ghi rõ số hiệu bưu cục.

- Đối chiếu số lượng bưu gửi thực tế với số lượng bưu gửi trên P2 do bộ phận khác giao sang.

- Ký nhận lên bản kê số lượng, ngày giờ nhận, đóng dấu nhật ấn lên bản kê và lưu tại bưu cục làm chứng từ kế toán.

Kiểm soát viên hoặc người có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi toàn bộ quá trình thực hiện.

● Chia chọn, phân hướng và lập bản kê:

- Phân hướng bưu gửi theo các hướng đã qui định.

- Lập bản kê (02 liên) cho từng túi trong đó một liên tại bưu cục đóng chuyến thư, 1 liên gửi tới bưu cục nhận chuyến thư. Trên bản kê phải thể hiện:

   + Bưu cục gửi

   + Bưu cục nhận

   + Ngày tháng năm,giờ đóng chuyến thư

   + Số thứ tự của túi

   + Số hiệu bưu gửi

   + Loại bưu gửi

   + Khối lượng bưu gửi

   + Mã bưu cục phát

   + Cước

   + Tổng khối lượng các bưu gửi đóng trong túi

   +Ghi chú : các dịch vụ cộng thêm như: báo phát, phát tận tay…và các chú dẫn nghiệp vụ khác.

   + Chữ ký của nhân viên đóng túi, dấu ngày của bưu cục đóng túi.

- Đối với bưu cục có sản lượng bưu gửi lớn: Lập riêng các bản kê cho bưu gửi có nội dung là tài liệu và bưu gửi có nội dung là hàng hoá.

- Mỗi chuyến thư có một bản kê tổng hợp ghi tổng khối lượng và tổng số bưu gửi của từng túi. Bản kê tổng hợp có thể dùng bản kê mới để lập hoặc viết ngay vào phần dưới bản kê của túi .

- Sau khi nhân viên chia chọn, phân hướng và lập bản kê, kiểm soát viên hoặc người có trách nhiệm kiểm tra: hướng chuyển, tình trạng gói bọc, tổng số bưu trên từng bản kê, tổng số bưu gửi đi trong túi, chữ ký nhân viên lập phiếu. Khi kiểm soát xong kiểm soát viên hoặc người có trách nhiệm ký tên vào phần qui định bản kê.

      ● Đóng túi bưu gửi :

- Xếp bưu gửi có nội dung là tài liệu, hàng hoá theo từng hướng, bản kê của túi nào được bỏ vào túi đó.

- Đóng túi: toàn bộ các bưu gửi đã được phân theo từng hướng được đóng vào từng túi riêng, niêm phong cổ túi bằng dây niêm phong kèm theo nhãn điền đầy đủ các chi tiết.

- Đối với bưu gửi có nội dung là chất lỏng, chất bột, thiết bị điện điện tử phải được đóng túi riêng.

- Cân khối lượng từng túi và ghi khối lượng túi lên lá nhãn.

-  Đóng lên lá nhãn dấu M đối với túi có nội dung là hàng hoá; dấu D đối với túi có nội dung là tài liệu; dấu BLD đối với túi là chất bột, lỏng, điện; dấu V đối với túi có bưu gửi khai giá, dấu COD đối với bưu gửi phát hàng thu tiền.

- Lập phiếu giao nhận vận chuyển : đồng kiểm tra khối lượng, tình trạng từng túi thư, niêm phong kẹp chì, lấy chữ ký, ngày giờ nhận của hộ tống viên. Trường hợp chênh lệch khối lượng từ 100g trở lên phải lập biên bản.

5. Quy trình vận chuyển:

5.1. Giao nhận chuyến thư trong nước:

● Giao nhận giữa hàng không với công nhân vận chuyển:

- Đối với chuyến thư máy bay đi: Các túi gói gửi máy bay phải qua kiểm tra an ninh hàng không theo qui định của pháp luật về an ninh hàng không.

- Đối với chuyến thư máy bay đến : Khi nhận túi gói với vận chuyển, thương vụ sân bay, công nhân vận chuyển phải đối chiếu số túi gói với phiếu giao nhận chuyến thư, kiểm tra tình trạng túi gói, khối lượng thực tế, tổng số túi thực tế, ký nhận trên phiếu giao nhận số túi gói thực nhận.

● Giao nhận giữa công nhân vận chuyển và các bộ phận liên quan:

- Kiểm tra tình trạng túi, niêm phong và cân kiểm tra khối lượng, đối chiếu giữa khối lượng thực tế với khối lượng trên lá nhãn và trên phiếu giao nhận.

- Lấy ký nhận của bên giao và bên nhận.

- Khi giao nhận với bộ phận vận chuyển phải giao nhận túi “F” trước, sau đó đến các túi tiếp theo.

● Trong quá trình giao nhận nếu phát hiện các trường hợp:

- Túi lành, niêm phong nguyên vẹn nhưng khối lượng chênh lệch trên 100gr phải lập biên bản.

- Túi suy suyển, thiếu khối lượng, rách nát thì công nhân vận chuyển phải tiến hành đồng kiểm với các đơn vị liên quan và lập biên bản.

5.2. Xử lý các trường hợp đặc biệt khi giao, nhận chuyến thư:

● Giao nhận chuyến thư đường bộ:

   - Khi giao nhận chuyến thư nếu phát hiện thiếu, thừa túi gói so với phiếu giao nhận thì xử lý như sau:

+ Nếu là chuyến thư đi: nhân viên giao túi gói ghi chú và xác nhận bằng văn bản, giao túi gói thực có cho công nhân vận chuyển.

+ Nếu là chuyến thư đến: nhân viên nhận túi, gói yêu cầu công nhân vận chuyển xác nhận bằng văn bản, đồng thời lập biên bản có sự chứng kiến của công nhân vận chuyển: 01 bản lưu tại bưu cục, 01 bản đơn vị vận chuyển giữ và 01 bản gửi bưu cục đóng chuyến thư. Biên bản phải ghi chi tiết cụ thể về số túi thực nhận và số túi thiếu so với bản kê.

- Khi giao nhận phát hiện túi, gói bị suy suyển, hư hỏng thì xử lý như sau:

+ Công nhân vận chuyển được quyền từ chối nhận túi, gói bị suy suyển, hư hỏng. Bưu cục giao túi, gói có trách nhiệm xử lý.

+ Túi, gói do công nhân vận chuyển giao bị suy suyễn hư hỏng thì Bưu cục nhận túi phải cùng công nhân vận chuyển mở đồng kiểm và lập biên bản theo qui định.

● Giao nhận chuyến thư máy bay:

- Khi giao nhận chuyến thư máy bay nếu phát hiện thiếu, thừa túi, gói so với phiếu giao nhận thì xử lý như sau:

+ Nếu là chuyến thư đi: nhân viên giao túi gói ghi chú và xác nhận bằng văn bản rồi giao túi gói thực có cho thương vụ sân bay.

+ Nếu là chuyến thư đến: nhân viên nhận túi, gói yêu cầu vận chuyển của thương vụ sân bay xác nhận bằng văn bản, đồng thời lập biên bản quy trách nhiệm việc thiếu, thừa túi gói với thương vụ sân bay. Bưu cục nhận phải xác định lại việc thừa, thiếu túi gói trên biên bản báo cho bưu cục gửi chuyến thư biết. Biên bản phải ghi chi tiết cụ thể về số túi thực nhận và số túi thiếu so với bảng kê: 01 bản do thương vụ sân bay giữ, 01 bản đơn vị vận chuyển giữ để làm căn cứ yêu cầu cơ quan hàng không bồi thường theo qui định của Pháp luật hàng không nếu túi thiếu do lỗi của hàng không.

- Khi giao nhận phát hiện túi, gói bị suy suyễn, hư hỏng thì xử lý như sau:

+ Nếu túi gói bị suy suyển, hư hỏng mà thương vụ sân bay từ chối nhận thì được đem về bưu cục đóng chuyến thư, lập biên bản củng cố lại và cho đi tiếp vào chuyến sau, ghi chú vào phiếu giao nhận lý do chối từ.

+ Khi nhận chuyến thư với thương vụ sân bay, nếu túi, gói bị rách nát, suy suyển, hư hỏng thì yêu cầu thương vụ sân bay xác nhận vào phiếu giao nhận. Công nhân vận chuyển lập biên bản lấy chữ ký xác nhận của các nhân viên tham gia xử lý và xác nhận của hải quan sân bay đối với túi thư. Biên bản phải ghi chi tiết cụ thể về suy suyễn hư hỏng và lập thành 02 bản: 01 bản do thương vụ sân bay giữ, 01 bản đơn vị vận chuyển giữ để làm căn cứ yêu cầu cơ quan hàng không bồi thường theo qui định của Pháp luật Hàng không.

- Khi giao nhận phát hiện không có phiếu giao nhận chuyến thư:

+ Công nhân vận chuyển lập biên bản với cơ quan hàng không, ghi rõ số túi thực nhận bằng số, bằng chữ có xác nhận của hải quan sân bay, của Hàng không.

+ Công nhân vận chuyển căn cứ vào số túi, gói thực nhận và biên bản để lập thành 03 phiếu giao nhận mới, đồng thời lập biên bản: 01 bản lưu tại bưu cục, 01 bản gửi kèm với hai bản sao chuyển cho bưu cục đóng chuyến thư, yêu cầu Bưu cục này hoàn trả lại 01 bản sau khi xác nhận và gửi phiếu bản gốc nếu có.

● Xử lý trường hợp nhận túi, gói chuyển nhầm hướng:

Đối với chuyến thư trong nước: Lập biên bản: 01 bản gửi kèm túi, gói đến bưu cục nhận, 01 bản gửi Bưu cục chuyển nhầm hướng, 01 bản lưu tại Bưu cục.

5.3.      Nguyên tắc vận chuyển:

-     Đối với các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân tham gia vận chuyển bưu gửi không được lợi dụng túi đóng bưu gửi, phương tiện vận chuyển túi, gói để có hành vi vi phạm pháp luật.

-      Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ có trách nhiệm bảo đảm toàn bưu gửi trong quá trình vận chuyển.

-     Túi gói Bưu gửi vận chuyển qua đường Hàng không phải tuân theo các quy định về An ninh Hàng không.

-      Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quy đinh việc tổ chức địa điểm, hành trình giao nhận túi gói hợp lý để đảm bảo chỉ tiêu chất lượng dịch vụ.

5.4. Giải quyết bất thường trong quá trình vận chuyển:

      -     Trường hợp phượng tiện vận chuyển túi gói phải dừng lại giữa đường vì lý do bất thường nào đó, đơn vị vận chuyển phải tìm mọi cách giải quyết để lưu thoát kịp thời túi gói bưu gửi và trong trường hợp cần thiết phải phối hợp với chính quyền sở tại nơi xảy ra sự việc để bảo vệ các túi gói.

      -     Nếu túi gói đang vận chuyển trên đường gặp trường hợp bất khả kháng thì phải có xác nhận của chính quyền sở tại về trường hợp bất khả kháng đó.

5.5. Kiểm tra khám xét túi gói bưu gửi trên đường vận chuyển:

-      Cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra khám xét nếu trong bưu gửi có hàng

hoá vi phạm pháp luật, các cơ quan này chi được tiến hành kiểm tra, khám xét tại bưu cục gốc hoặc bưu cục phát. Trường hợp khẩn cấp về an ninh quốc gia thì đưa về bưu cục gần nhất của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính có liên quan để giải quyết.

-         Thẩm quyền, thủ tục khám xét trên đườn vận chuyển được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

5.6. Khai thác mở chuyến thư trong nước:

● Nhận chuyến thư:

Các bưu cục có mở chuyến thư phải tổ chức theo dõi ngày, giờ chuyến thư đến để giao nhận nhanh chóng và tuân theo các qui định sau:

-         Kiểm soát viên hoặc người có trách nhiệm có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi hướng chuyển ghi trên túi gửi, tình trạng túi và niêm phong kẹp chì của bưu cục đóng chuyến thư.

-         Cân kiểm tra khối lượng túi gói thực tế, đối chiếu với khối lượng ghi trên túi gửi và khối lượng ghi trên phiếu giao nhận.

-         Ký nhận và đóng dấu nhật ấn các thông tin : ngày, giờ nhận, số lượng túi gói đã nhận. Một liên giao cho hộ tống viên, một liên lưu tại bộ phận khai thác.

● Mở chuyến thư:

-         Khi mở chuyến thư thì phải có ít nhất hai người trong đó phải có kiểm soát viên hoặc người có trách nhiệm và phải mở túi F trước.

-         Nếu chuyến thư có túi rách, suy suyển thì phải mở túi đó trước khi mở túi F.

-         Sau khi mở túi phải xem xét tình trạng gói bọc, niêm phong của các bưu gửi, cân lại khối lượng của các bưu gửi có nội dung là hàng hoá. Đếm số lượng bưu gửi thực tế để cân đối với số lượng bưu gửi trên bản kê. Kiểm tra địa chỉ nhận trên bưu gửi, nếu tất cả đều đúng thì nhân viên mở túi ký nhận ngày giờ trên bản kê.

-         Giữ lại toàn bộ các dấu tích niêm phong, dây niêm phong, túi gói cho đến khi đối chiếu xong, nếu không có sai sót mới được loại bỏ sau khi đã khai thác xong chuyến thư.

● Chia chọn bưu gửi đến:

-         Các bưu gửi đến phải được chia chọn theo từng hướng và nhập bản kê để chuyển tiếp hoặc giao cho từng đường thư phát.

-         Kiểm soát viên hoặc người có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu: hướng chuyển, tình trạng gói bọc, số lượng thực tế các bưu gửi với bản kê . Đối với bưu gửi có sử dụng dịch vụ cộng thêm phải được ghi chú trên bản kê. Đối với bưu gửi chuyển hoàn phải lập bản kê riêng và ghi rõ số tiền cần thu trên cột ghi chú bản kê.

-         Bảng kê được lập thành 02 liên phải có dấu nhật ấn của Bưu cục đóng chuyến thư và chữ ký của hai bên giao nhận, mỗi bên giữ một liên.

● Công việc sau khi mở chuyến thư:

-         Tập hợp đủ các bản kê đóng thành từng tập theo thứ tự để làm chứng từ kế toán và tra cứu khi cần thiết.

-         Căn cứ vào số liệu trên phiếu chuyển đi và đến cuối ca, cuối ngày làm kế toán xuất nhập trên sổ kế toán, nếu thấy chênh lệch phải tiến hành xử lý tìm kiếm làm rõ nguyên nhân.

-         Việc khai thác, chia chọn và xử lý các trường hợp bất thường được tiến hành ngay trong thời gian ngắn nhất để đảm bảo chỉ tiêu thời gian toàn trình của bưu gửi.                                              

5.7. Xử lý các trường hợp bất thường khi mở chuyến thư:

● Túi, gói nhầm:

Bưu cục mở chuyến thư khi phát hiện túi ghi trên túi gửi Bưu cục mở chuyến thư nhưng nội dung bên trong thuộc Bưu cục khác thì xử lý như sau:

-         Đối chiếu nội dung thực nhận với bản kê, ghi lại kết quả đối chiếu lên bản kê, sao một bản lưu tại bưu cục.

-         Lập biên bản (03 bản ) ghi rõ nội dung nhầm lẫn, một bản lưu tại Bưu cục, một bản gửi Bưu cục đóng chuyến thư, một bản kèm bản kê gửi cho Bưu cục nhận túi.

-         Và chuyển đến Bưu cục nhận ngay trong chuyến thư gần nhất.

● Mở nhầm túi, gói:

            Nếu mở nhầm túi, gói của Bưu cục khác thì Bưu cục mở xử lý như sau:

-         Trưởng Bưu cục hoặc người được trưởng Bưu cục uỷ quyền cùng nhân viên căn cứ vào bản kê trong túi, gói để đối chiếu. Nếu không có bản kê thì căn cứ vào nội dung bên trong để lập bản kê tương ứng.

-         Trường hợp sau khi đối soát nếu thấy số lượng bưu gửi thực tế trong túi không đúng với bản kê thì ghi số lượng thực nhận vào bản kê. Trưởng Bưu cục hoặc người được trưởng Bưu cục uỷ quyền và các nhận viên mở nhầm túi cùng ký tên, đóng dấu ngày.

-         Lập biên bản (03 bản) ghi đầy đủ tình trạng túi gói đà kiểm nhận, một bản gửi cho Bưu cục nhận, một bản lưu tại Bưu cục. Niêm phong túi, gói và chuyển đến Bưu cục nhận trong chuyến thư gần nhất.

-         Dùng Fax hoặc phương tiện thông tin nhanh nhất để gửi ngay biên bản thông báo cho Bưu cục gửi và Bưu cục nhận trong chuyến thư gần nhất.

-         Bưu cục mở nhầm túi, gói phải chịu hoàn toàn tách nhiệm nếu túi gói đó thiếu nội dung mà không có căn cứ quy trách nhiệm cho các Bưu cục liên quan.

● Thiếu bản kê P2;

-    Căn cứ số lượng bưu gửi thực tế nhận được để tạm lập bản kê mới gồm: số hiệu bưu gửi, khối lượng, cước, hướng chuyển, các dịch vụ cộng thêm nếu có. Trên bản kê tạm lập ghi chú “Bưu cục nhận lập”.

-    Lập biên bản (02 bản), một bản lưu tại Bưu cục, một bản lưu tại Bưu cục đóng chuyến thư, đồng thời Fax ngay cho Bưu cục đóng chuyến thư yêu cầu gửi bản kê để đối chiếu.

● Chuyển nhầm bản kê :

Khi mở túi thấy bản kê gửi Bưu cục khác nhưng nội dung bên trong thuộc Bưu cục mở chuyến thư thì xử lý như sau:

-         Ghi chú “Chuyển nhầm” vào bản kê, ký tên, đóng dấu ngày và gửi bản kê cho Bưu cục đóng chuyến thư bằng sự vụ.

-         Lập bản kê mới.

-         Lập biên bản (02 bản), một bản lưu tại Bưu cục, một bản gửi cho Bưu cục đóng chuyến thư, đồng thời Fax ngay cho Bưu cục đóng chuyến thư yêu cầu gửi bản kê để đối chiếu.

● Thiếu, thừa bưu gửi :

            Khi mở túi, gói nếu thấy thiếu, thừa bưu gửi so với bản kê thì xử lý như sau:

-         Ghi chú những nội dung thiếu, thừa vào bản kê, nhân viên mở túi ký nhận số lượng nhận thực tế và đóng dấu ngày vào bản kê liên quan để xác nhận vệc thiếu thừa.

-         Lập biên bản (02 bản) ghi rõ nội dung thiếu, thừa và tình trạng túi, gói, một bản gửi cho Bưu cục đóng chuyến thư, một bản lưu tại Bưu cục nhận chuyến thư, đồng thời fax ngay biên bản cho Bưu cục đóng chuyến thư.

-         Giữ lại túi, dây niêm phong, tang vật liên quan để làm bằng chứng.

● Thiếu, thừa khối lượng bưu gửi :

-         Cân lại khối lượng thực tế của bưu gửi, ghi chú khối lượng thiếu, thừa lên phiếu gửi và bản kê dòng ghi bưu gửi tương ứng, nhân viên mở túi ký nhận và đóng dấu ngày vào bản kê liên quan để xác nhận việc thiếu, thừa khối lượng.

-         Lập biên bản thành 02 bản (03 bản nếu là bưu cục quá giang) ghi rõ khối lượng thiếu, thừa và tình trạng túi, gói: 01 bản gửi cho Bưu cục đóng chuyến thư, 01 bản lưu tại bưu cục nhận, 01 bản lưu tai bưu cục qua giang (nếu có) đồng thời fax ngay biên bản cho bưu cục đóng chuyến thư.

-         Giữ lại túi, dây niêm phong, tang vật liên quan để làm bằng chứng.

● Bưu gửi lạc hướng:

-         Ghi chú bằng mực đỏ trên bản kê dòng tương ứng”lạc hướng”.

-         Lập biên bản (03 bản): một bản lưu tại Bưu cục, một bản gửi cho Bưu cục đóng chuyến thư, một bản đính kèm bưu gửi chuyển tiếp đến Bưu cục nhận ngay trong chuyến thư gần nhất.

● Bưu gửi không có phiếu gửi:

-    Trường hợp bưu gửi đến không có phiếu gửi, Bưu cục mở chuyến thư phải lập ngay phiếu gửi không số thay thế dựa trên cơ sở các thông tin thể hiện trên bao bì của bưu gửi và bảng kê của túi thư.

-    Lập biên bản gửi Bưu cục đóng chuyến thư và Bưu cục gốc yêu cầu cung cấp phiếu gửi lưu (bản sao).

-    Bưu cục gốc có trách nhiệm cung cấp phiếu gửi lưu (bản sao) cho các đơn vị liên quan.

● Địa chỉ người nhận trên phiếu gửi và trên bưu gửi khác nhau:

-    Lập phiếu gửi không số thay thế dựa trên cơ sở các thông tin thể hiện trên bao bì của bưu gửi để chuyển tiếp đến bưu cục phát.

-    Lập biên bản (03 bản­): một bản lưu tại Bưu cục, một bản kèm phiếu gửi gốc gửi Bưu cục đóng chuyến thư, một bản đính kèm bưu gửi chuyển tiếp đến bưu cục phát.

● Bưu gửi bị rách, suy suyễn:

-    Nếu bưu gửi bị rách không thể rơi vật phẩm bên trong ra được thì dùng băng keo niêm phong đặc thù để củng cố lên chỗ rách và đóng dấu ngày lên băng keo niêm phong (dấu ngày được đóng giáp lai giữa băng keo niêm phong và vỏ bọc của bưu gửi)

-    Nếu vỏ bọc bưu gửi bị rách không đảm bảo an toàn cho hàng hoá bên trong bưu gửi thì phải gói, bọc lại, buộc dây, kẹp chì hoặc niêm phong bằng băng keo đặc thù. Ghi chú lên vỏ bọc mới: ”Bị rách gói bọc lại tại bưu cục ….” Và đóng dấu ngày.

-    Lập biên bản (04 bản) ghi đầy đủ tình trạng khối lượng trước và sau khi gói bọc lại, nội dung của bưu gửi: 01 bản gửi Bưu cục đóng chuyến thư, 01 bản gữi cấp quản lý trực tiếp, 01 bản lưu, 01 bản đính kèm bưu gửi.

-    Vỏ bọc, địa chỉ nhận cũ của bưu gửi và các chú dẫn nghiệp vụ (nếu có) được đính kèm theo biên bản để báo cho người nhận khi phát bưu gửi.

● Bưu gửi có vật phẩm, hàng hoá bị hư hỏng:

Bưu gửi có vật phẩm, hàng hoá bị hư hỏng làm ảnh hưởng đến bưu gửi khác hay phương tiện vận chuyển thì xử lý như sau:

Tại bưu cục gốc hoặc bưu cục phát:

- Mời người gửi hoặc người nhận đến để giải quyết. Nếu người gửi hoặc người nhận không trả lời, bưu cục cho chuyển tiếp những vật phẩm không hỏng để phát cho người nhận kèm theo biên bản xử lý. Trình tự như sau:

- Lập biên bản ghi rõ nguyên nhân hư hỏng. Nếu hỏng 1 phần bưu gửi thì hủy bỏ phần hư hỏng đó, phần còn lại được gói bọc theo qui định kèm biên bản để phát cho người nhận.

- Khi tiêu huỷ bưu gửi phải lập biên bản thống kê chi tiết những vật phẩm bên trong, lý do tiêu huỷ. Gửi một biên bản tiêu huỷ bưu gửi liên quan đến bưu cục gốc để bưu cục gốc thông báo cho người gửi.

- Trường hợp huỷ một phần bưu gửi thì phải gửi một biên bản cho người nhận.

- Trưởng bưu cục quyết định và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc tiêu huỷ bưu gửi và báo cáo lên cấp trên quản lý trực tiếp.

Tại bưu cục quá giang:

Nếu phát hiện tại bưu cục quá giang, thủ tục xử lý được thực hiện tưong tự như đối với trường hợp người gửi hoặc người nhận không đến giải quyết tại bưu cục gốc hoặc bưu cục phát.

● Thiếu chuyến thư:

Sau khi mở chuyến thư, nhân viên Bưu cục mở phải vào sổ theo dõi chuyến thư đến. Số hiệu chuyến thư phải liên tục, nếu thấy thiếu số hoặc số hiêụ chuyến thư không liên tục, Bưu cục mở chuyến thư phải lập biên bản fax ngay cho Bưu cục đóng chuyến thư biết để điều tra.

 

5.8. Quy định về Biên bản;

● Lập và gửi biên bản:

-      Khi đóng hoặc mở chuyến thư nếu các bưu cục phát hiện những vi phạm đối với qui định nghiệp vụ chuyển phát nhanh và các văn bản qui định về khai thác, vận chuyển của Công ty, thì phải lập biên bản để xác định trách nhiệm.

-      Những biên bản về mất bưu gửi và túi gói của chuyến thư đã kết luận, xác định được trách nhiệm thì chuyển về bưu cục lập biên bản để vào sổ theo dõi, đồng thời gửi thông báo về công ty.

-      Biên bản phải có chữ ký của trưởng bưu cục hoặc người được trưởng bưu cục uỷ quyền.

-      Biên bản được gửi theo hình thức sự vụ để chuyển đến các đơn vị liên quan.

-      Sử dụng fax hoặc phương tiện thông tin nhanh nhất để gửi ngay biên bản cho các đơn vị liên quan nếu có sai sót trong quá trình giao nhận, khai thác, vận chuyển và phát bưu gửi trong các trường hợp sau:

+ Mất túi gói.

+ Thiếu chuyến thư.

+ Thiếu túi gói của các chuyến thư.

+ Thừa, thiếu bưu gửi.

+ Thừa, thiếu khối lượng túi gói, bưu gửi.

+ Túi gói, bưu gửi suy suyển.

+ Các trở ngại trên đường vận chuyển túi gói.

● Nhận và xử lý biên bản:

-    Khi nhận được biên bản, trưởng bưu cục phải tổ chức xác minh ngay và yêu cầu các nhân viên liên quan thuyết minh vào mặt sau biên bản hoặc tường trình bằng văn bản riêng đính kèm theo biên bản. Lời thuyết minh phải đúng sự thật. Trưởng bưu cục ký xác nhận chịu trách nhiệm về lời khai của các nhân viên và gửi ngay cho bưu cục lập biên bản và các đơn vị có liên quan.

-     Sau 15 ngày kể từ ngày biên bản đi nếu không nhận được trả lời của bưu cục liên quan coi như bưu cục đó đã chấp nhận khuyết điểm. Trừ trường hợp chứng minh được biên bản đó bị chậm trễ, hoặc chuyển lạc hướng, hoặc bị mất không thuộc trách nhiệm bưu cục nhận biên bản.

6. Quy trình phát bưu gửi :                                    

6.1. Nguyên tắc phát bưu gửi :

-         Nếu không có yêu cầu đặc biệt, bưu gửi được phát tại địa chỉ người nhận.

-         Bưu gửi được tổ chức phát đến địa chỉ nhận tối đa 02 lần. Nếu lần thứ nhất không phát được thì bưu gửi được phát lần thứ hai vào chuyến phát tiếp theo. Nếu lần thứ hai không phát được, người nhận được mời đến nhận tại các điểm giao dịch của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ.

-         Bưu gửi trong nước đến bưu cục phát phải được tổ chức phát theo các chuyến phát quy định của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ.

6.2. Các loại giấy tờ cần xuất trình:

a. Khi đến nhận bưu gửi tại bưu cục, người nhận cần xuất trình một trong các loại giấy tờ sau để chứng minh là hợp pháp:

-         Giấy chứng minh nhân dân;

-         Một trong các loại giấy tờ hợp lệ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp còn thời hạn sử dụng, nhưng loại giấy tờ này phải có ảnh đóng dấu nổi (như: bằng lái xe cơ giới, hộ chiếu, thẻ đại biểu quốc hội, chứng minh thư của lực lượng công an…);

-         Đối với người nước ngoài cấn xuất trình hộ chiếu hoặc giấy phép lưu trú còn thời hạn sử dụng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp;

-         Người nhận là cán bộ, sĩ quan, chiến sĩ trong quân đội thì giấy tờ nhận bao gồm: Chứng minh thư quân đội hoặc thẻ quân nhân hoặc giấy chứng nhận của Trạm quân bưu nếu là bộ đội biên phòng. Các loại giấy tờ trên phải còn thời hạn sử dụng;

b. Nếu không có một trong các loại giấy tờ qui định bên trên, người nhận có thể xuất trình giấy chứng nhận có chữ ký và dấu của cơ quan, đơn vị nơi người nhận công tác hay chính quyền phường xã nơi người nhận cư trú. Giấy chứng nhận được xác nhận theo họ tên, địa chỉ nhận ghi trên bưu gửi.

c. Ngoài ra, người nhận có thể nhờ một công dân cư trú tại địa bàn có bưu gửi sử dụng một trong các giấy tờ qui định theo khoản 1 trên để làm chứng. Người làm chứng cùng ký tên với người nhận vào các giấy tờ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về sự làm chứng của mình.

6.3. Phát bưu gửi trong nước:

-         Khi nhận bưu gửi từ bưu cục khai thác chuyển sang, bưu tá phải đối chiếu số lượng bưu gửi thực nhận so với số lượng bưu gửi trên bản kê, kiểm tra tình trạng gói bọc, niêm phong của từng bưu gửi.

-         Sắp xếp theo hành trình của đường thư để thuận tiện cho việc đi phát.

-         Lấy chữ ký (có ghi rõ họ tên) của người nhận, ngày giờ phát vào ô qui định của liên thứ 2 phiếu gửi. Nếu phát cho người nhận thay, lấy chữ ký, ghi rõ họ tên của người nhận thay và quan hệ của người nhận thay với người nhận vào phiếu gửi.

-         Đối với địa chỉ nhận là các tổ chức cơ quan, đoàn thể, trường học, lực lượng vũ trang…: Bưu gửi được phát đến bộ phận hành chính, văn thư, thường trực…hoặc người được uỷ quyền,hoắc theo đề nghị của tổ chức cơ quan đó.

-         Trường hợp đi phát lần 1 chưa được, bưu tá phải ghi vắn tắt ngày giờ đã đến phát và lý do chưa phát được lên mặt sau của bưu gửi và phiếu gửi. Nếu lần thứ hai vẫn chưa phát được, bưu tá phải thực hiện như qui định phát lần 1 và điền đầy đủ các thông tin cần thiết lên giấy mời để mời người nhận đến nhận tại bưu cục.

-         Trong trường hợp bưu gửi không phát được do địa chỉ không đúng, không đầy đủ, rõ ràng, nếu trên P1 hoặc bưu gửi có số điện thoại của người nhận,bưu cục phát phải liên hệ với người nhận để thoả thuận về thời gian và phương thức phát. Tất cả các trường hợp bưu gửi không phát đựơc đến người nhận, sau mỗi lần đi phát phải nhập vào máy tính toàn bộ thông tin về lý do bưu gửi không phát đựoc và hướng xử lý tiếp theo (nếu được trang bị).

-    Cuối ca, cuối ngày, bưu tá phải giao cho bộ phận khai thác toàn bộ bản kê , phiếu gửi lưu, các bưu gửi chưa phát được để xử lý tiếp.

-    Nhập ngay các thông tin trên phiếu gửi của những bưu gửi đã phát trong ca hoặc trong ngày vào hệ thống quản lý dữ liệu.

-    Sắp xếp phiếu gửi lưu theo ngày và theo từng tuyến phát.

-    Chuyển giấy báo phát cho người gửi bằng ghi số sự vụ theo qui định (nếu có).

6.4. Phát bưu gửi tại bưu cục:

            Việc phát bưu gửi tại bưu cục được thực hiện như sau:

-         Đề nghị khách hàng xuất trình giấy tờ mời và giấy tờ qui định cho việc nhận bưu gửi nêu tại mục 7.2

-         Đối chiếu giữa bưu gửi và giấy mời.

-         Ghi thông tin giấy tờ của người nhận xuất trình (loại giấy tờ, số giấy tờ, ngày cấp và cơ quan cấp) vào mặt sau của phiếu gửi gửi. Trường hợp người nhận xuất trình giấy chứng nhận, hoặc giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền thì các giấy tờ này được đính kèm với phiếu gửi và giấy mời.

-         Đề nghị người nhận kiểm tra vỏ bọc bưu gửi, kẹp chì, niêm phong băng keo, ghi và ký tên trên phiếu gửi.

-         Giao bưu gửi cho người nhận.

-         Nếu phát bưu gửi chuyển hoàn cho người gửi thì nhân viên giao dịch thu lại phiếu gửi. Nếu phiếu gửi bị thất lạc thì người gửi phải viết giấy cam đoan thay thế và thu cước chuyển hoàn theo qui định.

-         Ghi ngày, giờ phát bưu gửi vào phiếu gửi.

-         Phiếu gửi đính kèm giấy mời lưu tại bưu cục.

-         Nhập ngay các thông tin trên phiếu gửi của những bưu gửi đã phát trong ca hoặc trong ngày vào hệ thống quản lý dữ liệu.

7. Định hướng về phát triển con người.

-  Tổ chức hướng dẫn và đào tạo định kỳ.

-  Xây dựng làm việc nhóm.

-  Xây dựng, quản lý KPI toàn bộ phận.

- Từ những kinh nghiệm để có sáng tạo phát triển.

- Thỏa mãn động lực làm việc của mỗi cán bộ nhân viên tại Newdays.